Existen empresas en las que los proveedores son considerados piezas clave de su propio modelo de negocio. Negocios que dependen de otras empresas para producir o desarrollar sus productos o servicios están apalancando y dejando en manos de otros parte de la eficiencia de su modelo operativo.

Por esta razón, la elección de buenos proveedores es clave en la estrategia de cualquier negocio si se quieren obtener buenos resultados.

En el siguiente link explicamos cómo definir una buena matriz de selección de proveedores, pero en este caso queremos ir un poco más allá y explicar cómo negociar de manera exitosa con proveedores.

Para negociar de manera exitosa con proveedores, es importante tener en cuenta algunos factores cómo:

1. La primera impresión importa y mucho

Aunque el cliente siempre lleva el poder de cualquier relación con proveedores es importante que el proveedor perciba una buena imagen desde un inicio. Como te ven te tratan, y todo el mundo quiere que le traten de manera adecuada. Aunque seamos los clientes, queremos que nos traten con respeto, educación, seriedad, sinceridad, profesionalidad, rapidez, prioridad, entre otras muchas otras cosas. Queremos sentirnos importantes, especiales y prioritarios respecto a otros clientes. Y para ello se necesita y es muy importante dar una buena imagen como empresa.

Trabaja tu imagen corporativa, define procedimientos con proveedores sólidos, genera documentación para proveedores de calidad, define tus necesidades y requerimientos de producto de manera precisa, trabaja un buen speech de venta. Demuestra al proveedor de que eres un buen cliente potencial y que muestre interés en darte servicio. 

• Investiga el mercado

Es importante hacer un estudio previo de mercado de los proveedores. Cuántos proveedores existen y de que tipología, donde estan ubicados, que productos o servicios ofrecen, que precios aproximados manejan, cuáles son las condiciones estándar con las que trabajan los proveedores, así como cualquier otro tipo de información que pueda ser relevante respecto al ecosistema de proveedores.

Contar con esta información de antemano permite definir y negociar unas condiciones alineadas al mercado o incluse mejores. Por el contrario, no disponer de esta información previa puede ponerte en desventaja y aceptar condiciones desfavorables o fuera de mercado llevando a poner en peligro la viabilidad del modelo de negocio.

La información es poder. Documéntate e infórmate previamente de manera adecuada antes de abrir conversaciones contractuales respecto a condiciones de servicio e iniciar negociaciones.

• Ideas & Números claros

Define previamente tus necesidades y requerimientos de cara a los proveedores. Ten muy claro lo que necesitas de ellos y cuanto estás dispuesto a pagar por sus productos o servicios teniendo en cuenta tus proyecciones financieras y tu viabilidad de negocio.

Dedica tiempo suficiente a definir los requerimientos de tu producto o servicio antes de iniciar conversaciones. Dedica más tiempo aun a definir y proyectar tu modelo financiero para determinar tus limites presupuestarios antes de iniciar negociaciones.

Por un lado, negociar sobre productos o servicios no definidos al cien por cien te deja en posición de desventaja. Necesitas llegar a un acuerdo de condiciones antes de ponerte a trabajar con ellos y si no tienes claro tu producto o servicio es difícil acordar un presupuesto cerrado de manera inicial.  Por otro lado, negociar con presupuesto equivocado puede generar dudas en la toma de decisión final, impactando directamente a la imagen que ofreces como empresa y debilitando tu poder de negociación.

• Construye relaciones

Por norma general, si hablamos de proveedores serios y profesionales, se dispone de una persona de referencia en el lado del proveedor que asume una posición de punto de contacto entre el proveedor y los clientes. Independientemente del nombre que reciba esta figura (en ocasiones puede llamarse Relationship account manager, Sales manager, Client project manager, etc.), es tu persona de referencia para cualquier tipo de aspecto en relación con el proveedor. Esta figura es la responsable de darte información de la empresa, entender tu proyecto, ofrecerte el producto o servicio que mejor se adapte a tus necesidades, comunicarte las condiciones de la empresa, negociar las condiciones contractuales para tu proyecto así como llevar el control sobre los tiempos de desarrollo y ejecución de los productos o servicios contratados.

Necesitas crear una relación excelente con esta figura. Cuanto mejor sea la relación, mejores serán las condiciones y el trato recibido por ese proveedor y esto, sin duda, es una ventaja competitiva excelente.

• Hazles partícipes de tu proyecto

De la misma manera que tu con tu negocio tienes definida la tipología de clientes a las que quieres vender y tu embudo de ventas y tus procedimientos para convertirlos en clientes finales, los proveedores también lo tienen.

La única diferencia es que tus clientes no te necesitan (y tu embudo de ventas está estructurado con el objetivo de convencer al cliente de que te compre) mientras que tú si que necesitas a tus proveedores (y ellos lo saben, por lo que su embudo de ventas esta estructurado con el objetivo de quedarse con los clientes que mayor beneficio les va a aportar a corto, medio y largo plazo en función de su capacidad de desarrollo o producción).

Por tanto, es importante demostrarles la viabilidad de tu negocio a largo plazo. Eso no sólo te va a permitir que te vean como un cliente potencial a medio largo plazo sino que también te va a permitir acceder a condiciones favorables a corto plazo. Digamos que, si un proveedor ve potencial en tu negocio te va a poner facilidades para que puedas iniciar la actividad con el menor riesgo o inversión posible teniendo en cuenta que, si va bien, podría incrementar su volumen de trabajo contigo a medio largo plazo y por tanto su beneficio.

Aunque sea un proveedor, elabora un buen pitch, véndele tu proyecto y hazle partícipe del éxito futuro.

• Convéncele de que te necesita

Muy relacionado con el punto anterior, los proveedores son conscientes y conocedores de la posición de necesidad que ocupan sus clientes en el proceso de negociación. Y aunque el proveedor necesita facturar el máximo posible juega con la desventaja de su capacidad de producción limitada.

Generalmente, y si no eres una gran empresa, tienes que realizar un buen ejercicio para convencer al proveedor que trabaje contigo. Sin embargo, el objetivo es hacer ver al proveedor que te necesita y para ello es importante poner foco en el punto anterior: elabora un buen pitch, véndele tu proyecto y hazle participe de tu proyecto. Qué sea el proveedor quien finalmente te persiga para cerrar un acuerdo de colaboración contigo.

Tener a un proveedor de tu lado, no sólo te va a permitir disponer de condiciones favorables sino que te va a permitir tener el soporte de uno de tus principales aliados estratégicos.

Estos seis puntos son el resultado de aprendizajes durante diferentes procesos de negociación con proveedores tanto de productos físicos, productos digitales así como de servicios en diferentes tipos de sectores e industrias.

No existen guiones que se deban seguir a la hora de negociar con proveedores y, probablemente, nunca consigas replicar un mismo proceso entre varios de ellos. Lo que sí se puede asegurar es que estos puntos pueden acercarte más fácilmente a una posición de ventaja en el mercado respecto a otros competidores y hacer que tu proyecto o negocio pueda estar un poco mas cerca del éxito o más lejos del fracaso.

Gracias por estar aquí!