Estrategia y empresa

La mejor manera para evolucionar tu negocio y seguir progresando es mejorar día a día en todos y cada uno de los procesos que la componen y que se traduzca en una mayor rentabilidad para la compañía.

Aunque la teoría suene evidente y una tarea fácil de acometer, la mayoría de los negocios fracasan antes de sus tres años de vida principalmente por este motivo, por no ser capaces de cambiar o mejorar parte de sus procesos que impiden que éstas sean rentables.

Es importante ser capaces de analizar y entender qué esta funcionando correctamente, qué no está funcionando y que mejoras se pueden realizar para, como comentábamos anteriormente, ser capaces de ser rentables u optimizar la rentabilidad de la compañía.

Entonces, viene la pregunta clave: ¿y cómo conseguimos detectar esas partes de la empresa que no funcionan o que requieren de una mejora? Aquí es donde los KPIs entran en juego y nos ayudan a detectar esas partes de la empresa en la que necesitamos ponerle foco.

¿Qué es un KPI?

El término KPI, de sus siglas en inglés Key Performance Indicator y que traducido al español podría explicarse como el Medidor Clave de Desempeño, hace referencia a una serie de métricas que se establecen dentro de una organización, departamento, equipo, proceso, etc. que nos van a ayudar a controlar y medir el porcentaje de consecución de dicho indicador respecto al resultado esperado.

Para que sirva de ayuda a entender este concepto antes de entrar en profundidad sobre la materia veamos un ejemplo práctico y sencillo: en el departamento comercial de una compañía uno de los principales KPIs es «Número de ventas». Este KPIs ayuda a saber si el número de ventas en comparación con periodos anteriores es el esperado o por el contrario requiere alguna acción de mejora.

¿Para qué sirven los KPIs?

Los KPIs sirven para tener un nivel de medición respecto a diversas variables o indicadores dentro de una compañía que nos ayuden a entender el punto de situación de cada uno de esos indicadores y faciliten la toma de decisiones dentro de la organización de manera estratégica.

Dicho de otras palabras, un KPI te permite conocer que aspectos de una organización están siendo optimizados y qué aspectos requieren de un cambio o mejora para conseguir su optimización. Los KPIs nos permite:

Medir, gestionar y mejorar cualquier aspecto de la organización
gestionar de manera global una organización con un total de entre 4 y 40 KPIs
Enfocar los objetivos de una organización, departamento o equipo
clarificar, compartir y comunicar los objetivos estratégicos de la compañía
traducir los objetivos estratégicos a acciones y resultados pudiendo de ésta manera verificar su consecución y cumplimiento
mantener informados a los principales stakeholders de los resultados de la compañia
monitorizar de manera diaria, semanal, mensual, trimestral, anual, los principales indicadores de la compañía

¿Cómo definir un KPI?

Como mencionábamos anteriormente, un KPI puede definirse para todas y cada una de las partes de una organización y deben cumplir una serie de características que nos vienen determinadas por el principio SMART:

Specific /Específico: todo KPI tiene que ser específico y concreto. Por ejemplo, ventas netas, EBITDA, número de clientes, gastos fijos, etc.
Measurable / Medible: todo KPI debe poder asignarse una escala numérica y unidades para que sea medible.
Attainable & Assignable / Alcanzable & Asignable: todo KPI tiene que suponer un reto para la compañía pero tiene que ser alcanzable teniendo en cuenta las recursos disponibles y además, siempre tiene que haber una persona responsable asignada para el cumplimiento del mismo.
Relevant /Relevante: todo KPI debe ser importante, relevante y clave para el negocio.
Time related / horizonte temporal concreto: todo KPI tiene que tener un horizonte temporal concreto para su consecución, es decir, ligados a un periodo de tiempo

Ejemplos de KPIs en una organización

Para conocer en detalle los principales KPIs dentro de una organización te recomendamos que accedas al post «Cuadro de Mando Integral» donde definimos y detallamos los KPIs necesarios para cada uno de los departamentos funcionales de una empresa.

Sin embargo, a continuación detallamos algunos ejemplos de KPIs dentro de una organización:

EBITDA: aumento del 5% respecto al año anterior
Gasto Medio por cliente: 50€ con un porcentaje de error del 7% para final de año
Coste de adquisición por cliente: inferior a 12€/cliente en el tercer trimestre del año
Rotación de empleados: menor al 15%
Numero Proyectos en curso: 5% superior a la cifra del año anterior de manera constante durante todo el año
Ventas: incremento del 12% respecto al Q4 del año anterior
Tiempo medio de entrega del producto: reducción del 1% respecto al mes anterior
Tiempo medio de respuesta al cliente: inferior a 12 horas, siempre
Tiempo medio de fabricación por producto: media de 5 horas de manera anual constante por producto
Margen de contribución: superior al 45% para toda la gama de productos
Costes variables: reducción del 5% de costes variables respecto año anterior
ROI
Producto más vendido: superior a 18.000 unidades anuales